Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen (Document Controller)
Siapa Pengendali Dokumen itu?
Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (Management Representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.5 tentang pengendalian informasi terdokumentasi.
Dalam standar ISO 9001:2015 sebenarnya tidak diwajibkan adanya Pengendali Dokumen, namun biasanya akan tetap menunjuk seorang pengendali dokumen, hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Apabila suatu Organisasi memiliki keterbatasan personel maka dapat dirangkap oleh Management Representative (MR).
Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik formulir maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan formulir sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inqury disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001:2015 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab seorang Pengendali Dokumen
- Membantu Management Representative dalam menjalankan prosedur pengendalian informasi terdokumentasi
- Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diterbitkan akurat dan up to date
- Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan
- Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkoordinasi dengan Management Representative
- Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan
- Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri
- Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.
Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dijelaskan dalam standar ISO 9001:2015 klausul 7.5.2 sebagai berikut:
Dalam persyaratan informasi terdokumentasi, Organisasi harus dapat memastikan diantaranya:
- Judul dokumen, tanggal pembuatan dokumen, nama pembuat dokumen, dan nomor identifikasi telah sesuai
- Bahasa yang digunakan, versi yang digunakan, media yang digunakan berbentuk soft copy atau hard copy telah sesuai
- Pemeriksaan dan persetujuan pada dokumen telah ditetapkan.
Dan pada klausul 7.5.3.1 disebutkan juga bahwa:
Informasi terdokumentasi yang digunakan untuk keperluan sistem manajemen mutu harus dikendalikan dan Organisasi diharuskan:
- Memastikan tersedia dan sesuai, dan dapat diakses dimana saja jika diperlukan
- Terlindungi dari kehilangan kerahasiaan
Kemudian pada klausul 7.5.3.2 disebutkan bahwa:
- Distribusi dokumen, akses dokumen, pengambilan dan penggunaan dokumen
- Penyimpanan dan penjagaan dokumen
- Perubahan dan status revisi dokumen
- Menentukan masa simpan dan pemusnahan dokumen
Memastikan dokumen eksternal juga harus dikendalikan dan di identifikasi.
Kualifikasi Pengendali Dokumen (Document Controller)
Dalam standar ISO 9001:2015 tidak dipersyaratkan secara detail tentang kompetensi yang harus dimiliki seorang pengendali dokumen, Pengendali dokumen dapat dijabat oleh siapapun baik Staff, Supervisor, Manager bahkan Direktur sekalipun. Akan tetapi sebagai seorang pengendali dokumen hendaknya memiliki kemampuan sebagai berikut:
- Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database dan word
- Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan secara jelas dan akurat
- Kemampuan untuk menginput data-data dengan cepat
- Keterampilan komunikasi dengan baik
Itulah sedikit penjelasan terkait dengan tugas dan tanggung jawab dari seorang pengendali dokumen (Document Controller)
Terima kasih,
Posting Komentar